ISO 9001 Nedir? En Çok Sorulan ISO 9001 Soruları
ISO ve ISO’nun en popüler belgelerinden biri olan ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi hakkında bilgi almak istiyorsanız, aradığınız cevapların tamamı bu yazımızda! ISO 9001 belgesi ile ilgili en çok sorulan soruları sizler için derledik.
Bu yazımızı okuduktan sonra, ISO ve ISO 9001 ile ilgili birçok sorunun cevabını almış olacaksınız.
- ISO ne demek, ISO standartları ne anlama geliyor?
ISO, 162 tane ülkeden oluşan Uluslararası Standartlar Teşkilatı’nın kısa adıdır. International Organization for Standardization kelimelerinin kısaltılmış halidir.
23 Şubat 1947 yılında İsviçre’nin Cenevre kentinde kurulan ISO Teşkilatı, sağlıklı ve verimli ürün ve hizmetlerin piyasada dolaşmasını amaçlar.
Bu bağlamda insan, doğa ve çevreye zarar vermeyen ürün ve hizmetlerin oluşturulması için standartlar belirler. Gıda güvenliği, müşteri memnuniyeti, iş sağlığı ve iş güvenliği, tıbbi cihaz yönetimi ve enerji yönetimi gibi farklı konularda ISO standartları bulunmaktadır.
ISO standartları, organizasyon ve işletmelerin daha verimli bir şekilde üretim yapmalarını ve insanların daha sağlıklı ürün ve hizmetlerden yararlanmalarını sağlar. ISO standartları, büyük küçük fark etmeksizin tüm işletmelerde Kalite Yönetim Sistemi kuran bir dizi kuralları içermektedir.
- ISO 9001 belge alımında ana şartlar nelerdir?
Öncelikle ISO 9001 belgesi almak isteyen işletmeler, ilgili standardın yükümlülüklerini yerine getirmelidir.
Daha sonra bu standartları yerine getirdiğini kanıtlamalıdır. ISO 9001 standartlarını yakalama konusunda işletmeler kendi içinde bir planlama yapabilir. Ancak işletmelere önerilen konuyla ilgili bir eğitim ve danışmanlık firmasından yardım almalarıdır. Belge almak isteyen firmaların geçmesi gereken ana aşamalar şu şekildedir:
- Organizasyon yönetim sistemin standartlara uygunluğun test edilmesi
- Kontrol ve teftiş süreci
- Belgenin alınması
Bunun yanı sıra başvuru öncesinde her işletme, belge ve evraklarını eksiksiz bir şekilde hazırlamalıdır. Denetimlerde belge ve evrak gibi dokümanlar üzerinden hassas bir şekilde durulmaktadır.
- Diyelim belgemi aldım, kaç yıl geçerli olacak?
Aldığınız belgenin geçerlilik süresi 3 yıldır. Belgeyi aldıktan 1 yıl sonra ara denetimler yapılır. Eğer bu denetimler belge standartlarından uzaklaştığınız tespit edilirse aldığınız belge iptal edilebilir.
ISO 9001 belgesi almak isteyen bazı işletme ve organizasyon sahipleri, eğitimlere katılabilir. Bu eğitimler özel kuruluşlar tarafından verilmektedir. Eğitimlerin amacı, belge alma konusunda işletmelere yardımcı olmaktır.
- Hangi firmalar ISO 9001 belgesi vermeye yetkilidir?
ISO 9001 veren firmaların TÜRKAK, UKAS gibi bir akreditasyon kuruluşundan onaylı olması gerekmektedir.
Belge verecek olan firma aynı zamanda bağımsız tarafsız olmalıdır. ISO 9001 belgesi veren firmanın tarafsız ve akredite olması yeterli değildir. Belge verici, belgenin geçerli olduğu faaliyet alanında yetkili olması gerekir. Bu bilgiyi öğrenmek için belge verecek olan firmanın NACE Kodu bilgisine göz atabilirsiniz.
- Zorunlu dokümantasyon şartları kalktı mı?
Önceki standart kurallarında birtakım dokümantasyon kuralları zorunluydu ancak ISO 9001:2015 revizyonu ile birlikte bu kurallara esneklik getirildi.
Standartlardaki prosedürlere dahil olmak isteyenler için pek çok dokuman zorunlu olmaktan çıktı. Ancak yine de standartlara uyum sağlamak isteyenler bazı dokümanları denetçilere göstermek zorunda. ISO 9001:2015 ile zorunlu olan proses ve prosedürler aşağıdaki gibidir:
- Satış ve pazarlama prosedürü
- Satın alma prosedürü
- Ürün ve hizmet gerçekleştirme prosedürü
- ISO 9001:2008 ve ISO 9001:2015 arasında ne fark var?
Her iki standart arasında önemli değişikliklerden bahsedebiliriz. Öncelikle ISO 9001:2015 ile birlikte standartlara uyum sağlayacak firmaların kendilerini tanımaları ve net bir şekilde ifade etmeleri gerekiyor.
Örneğin biz kimiz, güçlü ve zayıf yönlerimiz ne gibi sorulara iyi bir şekilde cevap vermeleri bekleniyor. ISO 9001:2015 revizyonu ile birlikte resmi evrak isimlerinde de değişimler oldu. Örneğin prosedür, doküman ve talimat kayıtları “Dokümante Edilmiş Bilgi” ismini aldı.
Bir başka değişiklik ise ürün ve hizmet incelemesinde gözlendi. 9001:2008’de ürün ve hizmetler ayrı tutuluyordu ancak 9001:2015’te ürün ve hizmet birleştirildi. Böylece ürün ve hizmetin birlikte incelenmesi sağlandı.
Ayrıca 2008’de iyileştirmeler belli bir dönemin sonunda ele alınıyordu ancak 2015 ile birlikte anlık performans analizlerine geçildi.
Bunlara ek olarak 9001:2008’de Kalite Yönetim Sistemi sorumlulukları sadece bir kişide idi, ancak 2015 revizyonu ile her proses kendi liderlik alanından sorumlu hale geldi.
Son olarak ISO 9001:2015 revizyonu risk anlayışına da güncelleme getirdi. ISO 9001:2015 ile risk ortaya çıktıktan sonra riski önleme metotları yerine risk oluşmadan birtakım tedbirlerin alınmasına dayalı bir yönetim sistemi getirildi.
- Kısaca Kalite Yönetim Sistemi nedir?
Bir organizasyon faaliyetlerindeki süreç ve aşamaların standartlara uygunluğunu denetleyen yönetimsel bir anlayıştır. Bütünsel bir bakış açısına sahip olan Kalite Yönetim Sistemi, temel olarak teknolojik ve toplumsal gelişmelerden etkilenir.
Böylece Kalite Yönetim Sistemi anlayışı da değişir. Kalite Yönetim Sisteminde ana amaç, çağın gerektirdiği standartlara uyum sağlamaktır.
Kalite Yönetim Sistemi, daha verimli bir iş süreci ve müşteri memnuniyetini sağlama konusunda planlı ve programlı bir şekilde yürütülen iş sürecidir. Kalite Yönetim Sistemi standartlarına uyum sağlayan bir organizasyon, kaynaklarını daha iyi kullanır ve üretim, planlama ve problem çözme konularındaki etkinliğini arttırır.
- ISO 9001 nasıl alınır, belgelendirme süreçleri nasıl işliyor?
ISO 9001 belgesi almak isteyen bir işletme veya organizasyon, öncelikle faaliyetlerini standart prosedürlerine uyumlu bir şekilde gerçekleştirmelidir.
Daha sonra belge vermek konusunda akredite edilmiş bir kuruluşa başvurmalıdır. Belge almak isteyen bir organizasyon, belge alımı sürecinde bir danışmanlık firmasından destek alabilir. Profesyonel bir danışmanlık firmasından yardım alarak belge alma sürecini daha da hızlandırabilir.
Belge başvurunda bulunan şirket veya organizasyon, gerekli teftiş ve incelemelerin ardından standartları karşılıyorsa ISO 9001 belgesine sahip olur.
- Belgemi en hızlı ve en güvenilir şekilde nasıl alırım?
Belge almanın en hızlı yöntemi öncelikle standartlara uyum sağlamaktır. Standartlara uyum sağlama konusunda ne kadar çok mesai harcarsanız, belgenizi o kadar hızlı bir şekilde alırsınız.
Ayrıca bir danışmanlık firmasına başvurmak da belge alma sürecini hızlandırır. Alanında uzman ve daha önce farklı firmaların belge almasına yardımcı olmuş danışmanlık firmaları ile de iletişim geçip profesyonel destek talep edebilirsiniz.
- TÜRKAK onaylı ISO 9001 belgesi ne anlama geliyor?
TÜRKAK, kar amacı gütmeyen bir kamu kuruluşudur. Açılımı Türk Akreditasyon Kurumu olan TÜRKAK, Türkiye’deki ISO belgesi veren özel kuruluşların denetleyicisidir.
Türkiye’deki en saygın ve en güvenilir ISO belgeleri TÜRKAK tarafından denetlenmektedir. Dolayısıyla TÜRKAK, ISO belgesi konusunda en yetkili kurum olup belge vericilerin uygunluğunu değerlendirme yetkisine sahiptir.
TÜRKAK onaylı ISO belgesinin AB standartlarında geçerliliği bulunmaktadır. TÜRKAK onaylı ISO belgesi demek, Türk Akreditasyon Kurumu tarafından yetkilendirilmiş bir belge anlamına gelir.
TÜRKAK onaylı ISO belgesine sahip olan işletmeler, uluslararası ve ulusal ölçekte gerekli standartları karşılayarak güvenilir ve sağlıklı bir hizmet sunduklarını ispat ederler.
- ISO 9001 belgesi almanın maliyeti nedir?
Her işletme için ISO 9001 belgesinin maliyeti değişiklik gösterebilir. Maliyete etki eden farklı değişkenler vardır: Örneğin danışmanlık hizmetinin ne kadar süreceği maliyet konusunda belirleyicidir.
Diğer yandan firmanın faaliyet gösterdiği sektör, NACE kodu, yer mekan durumu ve belge alma amacı gibi farklı hususlar da ISO 9001 belgesi fiyatına etki eder. Buna ek olarak danışmanlık firması ile çalışıyorsanız belge maliyeti ücretleri değişkenlik gösterebilir.
- Başvuru sonrası ISO 9001 sertifikası ne zaman elime geçer?
ISO sertifikasının tam olarak ne zaman elinize geçeceği hazırlık süreci ile ilgilidir. Eğer hazırlığınız tam ve standartlara uygun bir şekilde faaliyet gösteriyorsanız, başvuru sonrası 1 ay içinde sertifikanızı alabilirsiniz. Ancak başvurunuz bazı süreçlerden geçeceği için tam olarak net bir bilgi vermek doğru değildir. Bu konuyu başvuru sürecinde size yardımcı olan danışmanlık firmalarına sorarak net bir bilgi alabilirsiniz.
- Sertifika/Belge Ücretleri Ne Kadar?
Belge/sertifika ücretleri işletmenin yapısına göre farklılık göstermektedir. Faaliyet gösterdiğiniz sektör, işletmenizin prosesleri ve çalışan sayınıza göre vereceğiniz belge ücretinde değişiklik olacaktır. Aynı şekilde danışmanlık taleplerine göre de belge ücretinde değişiklik olabilir.
Sonuç olarak; belge ücreti işletmenin faaliyette bulunduğu sektöre, işletme yapısına, çalışan sayısına ve yer/mekan durumuna göre çeşitlilik göstermektedir. Ancak belge almak için vermeniz gereken ücretin minimum 1500 TL ve üzeri olduğunu söyleyebiliriz. Her işletmenin belge almak için ödemesi gereken ücret eşit değildir.
- ISO 9001 başvurusu sırasında istenilen evraklar nelerdir?
ISO 9001 belgesi almak için şu evraklarınızı başvuru sırasında hazır bir halde bulundurmalısınız:
- SGK bildirgesi
- Faaliyet belgesi
- Vergi levhası
- Ticaret sicil gazetesi
- İmza sirküleri
- Belgelendirme sözleşmeleri
Gıda firmaları ise bu belgelere ek olarak işletme kayıt belgesi, üretim izni ve kapasite raporu gibi evrak ve dokümanlarını da hazırlamalıdır.
- Belgelendirme aşamasında profesyonel danışmanlık hizmeti almalı mıyım?
Belge alım sürecinde profesyonel danışmanlık hizmeti almak zorunda değilsiniz. Belge almak için gerekli hazırlıkları kendiniz de yapabilirsiniz. Örneğin belge almak için kendi içinizden bir ekip oluşturabilir ve hazırlık sürecini tamamlayabilirsiniz.
Ancak bu süreçte profesyonel danışmanlık hizmeti almanız sizin için daha iyi olabilir. Çünkü danışmanlık hizmeti veren özel kuruluşlar, konu ile ilgili tecrübeye sahip oldukları için sizi doğru bir şekilde yönlendirir ve işletmenizdeki aksaklık ve eksikler konusunda sizi önceden uyarırlar.
Eğer profesyonel yardım alırsanız, belgelendirme sürecinizi daha hızlı bir hale getirebilirsiniz. Buna ek olarak danışmanlık firması ile iletişime geçerseniz, süreç boyunca daha hazır halde olacağınız için belge alma işlemini daha da kolaylaştırabilirsiniz.
Dolayısıyla kendini ispatlamış ve alanında tecrübeli danışmanlık firması ile iletişime geçerek süreci kendi lehinize çevirebilirsiniz.
