Prosedür Nedir, Ne İşe Yarar?

Bu yazımızda prosedür kavramı hakkında ayrıntılı bilgiler bulabilirsiniz. Prosedür nedir ve ne işe yarar gibi soruların cevaplarına ek olarak prosedür ve talimat arasındaki farklar hakkında da bilgi sahibi olabilirsiniz.

Prosedürler, bir görevin gerçekleştirilme yollarını açıklar ve bu konuda kapsamlı bilgiler verir. Örneğin; ISO 9001 kalite yönetim sistemi hazırlıyorsanız, prosedür terimi bu süreci tanımlamak için kullanılır.

Prosedür Nedir?

Prosedür, istenen sonucu elde etmek için birlikte gerçekleştirilen bir dizi adımdır. Nihai sonucu elde etmek için tekrarlayan bir yaklaşım, süreç veya döngü anlamına da geldiği gibi bir şeyi başarmanın belirli bir yolu olma gibi bir misyona da sahiptir.

Bir organizasyon içinde temelde bir görevi tamamlamak için tasarlanmış sıralı eylemlere bağlı kalınır. İş dünyasında, tüm şirket operasyonları proses adı verilen kategorilere ayrılabilir. Bu prosesler, şirket prosedürlerinin yapı taşlarıdır.

Prosedürler tipik olarak değişmez ve standartlaştırılmış ve tutarlı nihai sonuçlara ulaşmak için aynı sırayla gerçekleştirilir. Eğitimler ve öğreticiler, süreçleri bir kuruluşun çalışanlarına iletme yöntemleridir. Eğitimci ve mentör gibi yetkililer şirketin hedeflerine ulaşmak için prosedürleri uygulayabilir.

Prosedür Ne İşe Yarar?

Prosedürler geliştirmek, iş ve faaliyetlerin yürütülmesi için kritik öneme sahiptir. Bu nedenle başarılı olan organizasyonlara baktığımızda prosedür ve şirket politikalarına bağlı kaldıklarını görürüz.

Peki, prosedür ne işe yarar? Prosedürün şirketler için faydalarını aşağıdaki gibi ifade edebiliriz:

• Yönetici ve çalışanların beklentileri netleşir. Organizasyon içindeki her birey, görev tanımını net olarak yapabilir.
• Beklenmedik sorun ortaya çıktığında ne yapılacağı bilinir. Böylece problemlerin çözümü kolaylaşır.
• Kurumları kişiye bağlı olmaktan kurtarır; genel bir sistem yerleştirerek kurumların daha uzun ömürlü olmasını sağlar.
• Şirket politikalarını yasalara uyumlu hale getirir.
• Proses standardizasyonu oluşmasını sağlar. Bu durum da kaliteyi arttırır.
• İş faaliyetlerindeki tüm riskleri ortaya koyar. Kurumların proaktif tutum geliştirme becerisini güçlendirir.
• Kısa ve uzun vadede alınan verimi daha olumlu hale getirir.

Prosedür Gereği Ne Demek?

Süreci düzgün bir şekilde tamamlamanın yolunu gösteren eğitici rehber bir prosedürdür. Prosedür, yorumların belirsizliğinde kaybolma riskini ortadan kaldırır.

Prosedür gereği demek, önceden hazırlanan ve kurum kültürü ile bağdaşan planlı bir çalışma disiplinine bağlı olmak demektir. Bir prosedür, bir görevin doğru bir şekilde tamamlanmasını hızlandırır. Bu nedenle prosedüre uyumlu olarak hareket eden şirketler, prosedür gereği hedeflerine daha kısa sürede ulaşabilir.

Prosedür Örnekleri

Prosedürler, yapılması gereken bir işlerin nasıl yapılacağını tanımlar. Bu bakımdan her şirket ve organizasyonda farklı prosedürler bulunabilir. Prosedürler, genel olarak kalite dokümanı olarak bilinir. Kalite arttırma becerisi olduğu için farklı çeşitlere ayrılarak farklı birimlerin iş gerçekleştirme sürecine yardımcı olur.

İyi bir yönetim sisteminde prosedürler, kaliteyi ve verimi arttırır. Prosedür, çalışanların işbirliği içinde olduğu ve mütemadiyen iyileştirmeler önerilen dinamik bir belge olmalıdır.

Yukarıdaki örnekler gibi kurum kültürüne katkı sağlayacak olan daha farklı prosedürlerin varlığı, organizasyonları her zaman bir adım öteye taşıyabilir.

Prosedür ve Talimat Arasında Ne Fark Var?

Prosedür ve talimat, zaman zaman birbiriyle karıştırılır. Genel olarak her ikisi de aynı amacı güder. Fakat prosedür daha genel bir anlamdan bahsederken; talimat daha özel ve ayrıntılı bilgiler verir.

Şöyle ki;

• Prosedür, bir faaliyeti yürütmenin belirli bir yoludur.
• Talimat ise bir görevin nasıl yapılacağına dair ayrıntılı bilgi sunar.

Örneğin, bir kalite yönetim sistemi kılavuzu, tüm sistem genelindeki politikaları açıklar. Bu sistem içinde her biri tanımlanmış, belki de belgelenmiş bir prosedüre sahip birden çok bağlantılı süreç vardır. Bir prosedür içindeki bir faaliyet, görevlerin nasıl yerine getirildiğine dair daha fazla açıklamaya ihtiyaç duyarsa bir talimat yazılabilir.

Dolayısıyla, bir süreci oluşturan faaliyetleri hayata geçirmenin belirlenmiş yolu prosedürdür. Bir talimat, sürecin istenildiği gibi yönetilmesi için gereken adımların sırasını açıklar.

Prosedür;

• Süreç içindeki sorumlu ve yetkilileri,
• İş faaliyetlerinin sıralanmasını,
• İş sürecindeki departmanlar arasındaki ilişkiyi ortaya koyar.

Talimat ise;

• Faaliyetlerin nasıl ve kimler tarafından yapılacağını,
• Uyulması gereken kuralları ortaya koyan bir anlayış veya somut dokümandır.