ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Nedir? Nasıl Belge Alınır?

İşletmeler için oldukça önemli role sahip olan ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi standardı, Dünya genelindeki bir çok büyük kuruluş tarafından oldukça yaygın bir biçimde kullanılmaktadır. ISO'nun belirlemiş olduğu şartları yerine getiren işletmeler belge almaya layık görülür. Bu kalite belgesini edinmeniz işletmenize bir çok avantaj sağlar.

ISO 9001 Nedir?

ISO 9001, Uluslararası Standardizasyon Kuruluşu ISO tarafından belirlenmiş, Dünya genelinde oldukça yaygın olarak tercih edilen iş geliştirici bir Kalite Yönetim Sistemi standardıdır.

ISO 9001 bazı standartları içerir ve bunları sağlayabilen sistemlerin yeterliliği ISO 9001 belgesi ile tescillenir.

Kalite Yönetim Sistemi Nedir?

Kalite yönetim sistemi, müşteri memnuniyeti anlayışını temel alan planlı faaliyetler bütünüdür. Müşteri memnuniyeti ile birlikte organizasyonların sektörel ihtiyaçlarına karşılamaya yönelik kalite yönetim standardıdır.

iso 9001 nedir

ISO 9001 Kalite Yönetim Sisteminin Amacı Nedir?

Kalite yönetim sisteminin amacı, işletmelerin performansını maksimum seviyeye çıkarmaktır. Bir işletmenin itibarını korumasından müşteri ihtiyaçlarını karşılamasına kadar farklı konularda avantaj sunar.

Değişimi hızlandırır, olası risklerin önüne geçer. Proaktif bir yönetim anlayışına bağlı kalmak isteyen işletmelerin her zaman dikkate alması gereken bir yönetim anlayışı vaat eder.

Kalite yönetim sisteminin amacını anlayabilmek için KYS yönetiminin temel ilkelerini sıralamakta fayda var:

  • Müşteri odaklılık
  • Müşteri memnuniyeti
  • Liderlik
  • İnsanların katılımı
  • Süreç yaklaşımı
  • Yönetime sistematik bir yaklaşım
  • Devamlı gelişim
  • Karar vermede gerçekçi yaklaşım
  • Karşılıklı yarar sağlayan tedarikçi ilişkisi

Bu temel ilkeler doğrultusunda KYS’nin farklı işletme fonksiyonlarına nasıl fayda sağladığını aşağıdaki gibi maddeler halinde ifade etmek mümkündür:

  • Şirket itibarını korur ve yükseltir.
  • Maliyetleri azaltır ve hataları önler.
  • Sorunları önceden görme imkanı verir.
  • İş akışını ve iletişim sürecini iyileştirir.
  • Gelişmiş süreç yönetimi sunar.
  • Yüksek verimlilik sağlar.
  • Güçlendirilmiş kalite, denetim ve operasyon becerisi geliştirir.
  • Doğru risk tahmini yapma fırsatı verir.
  • Müşteri memnuniyeti sağlar.
  • Ürün ve hizmet potansiyelini zenginleştirir.

TSE EN ISO 9001 2015 Ne Anlama Gelir?

TSE: 1960 yılında kurulan ve standart koyucu kurum olan Türk Standartları Enstitüsü anlamına gelir. Bu kurumun baş harflerinden oluşan bir terimdir.

EN: 3 Avrupa Standartları Kuruluşu, CEN, CENELEC veya ETSI tarafından onaylanmış belgelerdir. Şeffaf, açık ve uzlaşmaya dayalı bir süreçle tüm ilgili taraflarca tasarlanır ve oluşturulur.

ISO: International Organization Standardizasyon (Uluslararası Standart Teşkilatı) kurumunun kısa adıdır. Pek çok alanda ve disiplinde standart koyar ve genel kalite seviyesini yükseltmek için çalışmalar yapar.

9001: ISO tarafından standardın hangi alan ve konuda olacağını belirlenen kalite serisidir.

2015: Standartta yapılan son değişiklik tarihini ifade eder. ISO tarafından yapılır ve standartları günümüz anlayışına daha uygulanabilir hale getirmek için revize yapılır.

iso 9001

ISO 9001:2015 Nedir? ISO 9001:2008 ile Arasında Ne Fark Var?

ISO 9001:2015 standardı gereğince başvuru yapacak olan firmaların kendilerini daha net bir şekilde tanımlamaları gerekiyor. 2015 güncellemesi ile güçlü ve zayıf yönlerini daha ayrıntılı bir şekilde ifade eden firmalar, ISO belgesi almaya hak kazanıyor.

Önemli değişimlerden biri de ürün ve hizmetlere olan bakış açısında oldu. 2008 standartlarında ürün ve hizmetler değerlendirilirken ayrı ayrı inceleniyordu; fakat bu inceleme aşaması 2015 yılından itibaren birleşerek tek bir konu başlığında ele alınmaya başlandı.

Bir başka değişim, yönetim şeklinde görüldü. 2008 standartlarına göre tek bir kişi/yetkili her kendi alanından sorumluydu. Ancak 2015 standartları ile yönetim anlayışı proseslerin kontrolüne verildi. Bunlara ek olarak 2015 standartlar güncellemesi ile birlikte proaktif bir süreç yönetim sürecine dahil edildi. Bu süreçte olası riskler, ortaya çıkmadan önce tedbirlerin getirilmesi sağlandı.

ISO 9001 Belgesi Alınır?

Özetle; ISO 9001 belgesi almak isteyen bir kuruluşun yapması gereken iki şey vardır:

  1. Standartları yerine getirmeli
  2. Standartları yerine getirdiğini kanıtlamalıdır.

Peki bu nasıl mümkündür?

1947’den beri hizmet veren bir kuruluş olarak ISO’nun belirlediği standartları bir iki gün içinde yerine getirmek neredeyse imkansızdır.

İşletmelerin ISO 9001 belgesi alabilmesi için önünde birkaç seçenek vardır:

  1. Firma, kendi kalite yönetim departmanında belgeyle ilgilenen ayrı bir ekip oluşturup tüm adımları takip edebilir.
  2. Öte yandan firmanın belgelendirme danışmanlığını üstlenecek başka bir şirketle anlaşması da ihtimaller dahilindedir.

Elbette bu iki seçeneğin artıları ve eksileri vardır:

  • Örneğin ilk seçenekte süreçler birinci elden izlenip, kararlar doğrudan alınabilirken, ikinci seçenekte firmanın süreç üzerindeki kontrolü belgelendirme şirketinin profesyonelliği ile sınırlıdır.
  • Ancak ikinci seçenekte daha önceden yüzlerce firmaya belgelendirme hizmeti vermiş bir danışmanlık şirketiyle anlaşmak daha az riskli görünmektedir.
  • İçeride bir ekip kurmak kısa vadede maliyet bakımından daha uygundur. Fakat olası aksiliklerde sorun çözme hızı profesyonel bir danışmanlık şirketine göre daha ağır kalacağından uzun vadede daha maliyetli olabilir.

Her halükarda şu basit adımlar takip edilecektir:

  1. Kalite yönetim sisteminin standartlara uygunluğunun ölçülmesi
  2. Uygun olmayan kısımların düzeltilmesi
  3. Prosedürler
  4. Teftiş
  5. Belgenin alınması

ISO 9001 Belgelendirme Süreci Nasıl İşler?

iso belgelendirme süreci

Özetle ifade etmek gerekirse, belge alma sürecini 3 aşamada değerlendirebiliriz. Belge almak isteyen işletme/organizasyon;

  • Prosedürlere uyum göstermeli
  • Belge vermede yetki sahibi akredite bir kuruma başvurmalı
  • Teftiş ve incelemelerden geçer not alarak standartlara karşılamalı

ISO 9001 Eğitimi Nedir? Kapsamı Neler?

Verilen ISO 9001 eğitimini farklı başlıklar altında değerlendirebiliriz:

  • Genel Gereklilikler Eğitimi
  • Geçiş Eğitimi
  • KYS Baş Tetikçi Eğitimi
  • KYS İç Tetikçi Eğitimi
  • Dokümantasyon Eğitimi

Olmak üzere farklı konularda eğitim verilir.

Bütüncül anlayış içinde verilen eğitimlerde metot uygulama, liderlik, problem çözme, motivasyon, ISO tarihçesi ve risk değerlendirme gibi organizasyonel süreçte her kurumun işine yarayacak konular üzerinde durulur.

Genel anlamda kalite yönetim standartlarının temel prensiplerini anlama ve kavrama gibi beceriler kazandırma anlayışına göre hareket edilir.

Bu eğitime gerek var mı, zorunlu mu?

Başvuru yapmak için akredite olmuş bir kurumdan destek alma zorunluluğu yoktur. Her organizasyon, kendi iç çalışma süreci ile belge almak için ISO kurumuna başvurabilir.

Ancak bu süreçte danışmanlık firmaları ile iş birliğine gitmek olumlu sonuçlar doğurabilir. Bu nedenle profesyonel ve akredite bir danışmanlık firması ile iş birliği yapmanın önemli katkıları olabilir. Danışmanlık firmasından profesyonel bir yardım talep ederek bu anlamda eğitim almak özellikle bu konuya vakit ayıramayan işletmeler için şiddetle önerilir.

ISO 9001 Belgesi Almak Zorunlu Mu?

Hayır. Zorunlu değildir. Ancak ISO 9001 belgesi alan işletme ve organizasyonlar, genel kalite standartlarını karşıladığını beyan eder. Bu da markaların iş sürecini, iş kalitesini ve piyasadaki algısını her anlamda olumlu etkiler.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sisteminin Gerekleri Nelerdir?

Bunun için kalite yönetim sisteminin gereklerini yerine getirmelisiniz. Kurum olarak ihtiyacınız olan aşamaları aşağıdaki gibi belirtebiliriz:

  1. Organizasyon bağlamını analiz etmek
  2. Liderlik
  3. Planlama ve Organizasyon
  4. Uygun altyapı ve destek
  5. Operasyon
  6. Performans değerlendirmesi
  7. İyileştirme ve düzeltme
  8. Sürekli iyileştirme ve gelişim

ISO 9001 Belgesi Ne İşe Yarar, Avantajları Neler?

ISO 9001 Belgesi genel hatları itibariyle çeşitli kalite yönetim sistemi standartlarını barındırır.

ISO belgesini alan işletme ve organizasyonlar, genel kalite standartlarını karşıladığını beyan eder. Bu durum da markaların iş sürecini, iş kalitesini ve piyasadaki algısını kısacası prestijini her anlamda olumlu etkiler.

Bu standartları uygulayabilmiş bir sistem için şunlar söylenebilir:

  • Bir kalite yönetim sisteminde ihtiyaç duyulan düzenliliğe bir adım yaklaşılmıştır.
  • Personellerin sisteme yaklaşımı olumlu biçimde değişmiştir.
  • Firmanın kalite yönetim sistemi uluslararası kabul görmüş bir kuruluş tarafından tescillenmiştir.
  • Artan rekabet şartlarına firmanın tutunması için kritik bir fırsat yakalanmıştır.
  • Problemlerin çok daha hızlı saptandığı ve çözümlenebildiği gözlenmiştir.
  • Kalite anlayışı pozitif yönde değişmiştir.
  • Firma, ISO 9001 belgesine sahip olmayan rakiplerine göre kullanabileceği reklam avantajı yakalamıştır.
  • Müşteri ilişkilerine odaklanan kuruluştaki müşteri şikayetleri azaltmıştır.
  • Tüm problemler sistematik şekilde analiz edileceğinden, gelişim sürecinde süreklilik gözlenmiştir.
  • Haliyle firma hem ulusal, hem de uluslararası pazarlarda yeni bir pazarlama olanağı elde etmiştir.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Nedir? Nasıl Belge Alınır? İle İlgili Sıkça Sorulan Sorular

ISO belgesi verme yetkisi yalnızca TURKAK akrediteli belgelendirme kuruluşları ve yetkili bayileri tarafından yapılmaktadır.

Türk Akreditasyon Kurumu TÜRKAK tarafından Akredite edilen belgelendirme firmaları tarafından yapılan denetim ile, talep eden işletmenin kalite yönetim sistemi şartlarını taşıdığında alabildiği belgedir.

ISO Belgesi almanın maliyeti işletmenin proseslerine, personel sayısına ve TÜRKAK Akreditasyonlu ya da Yabancı Akreditasyonlu (IAS, DAKKS, JAS-ANZ, UKAS) taleplerine, eğitim ve danışmanlık taleplerine bağlı olarak değişiklik gösterir.

Gerekli belgelerin listesi aşağıdaki gibidir:

  • Vergi Levhası
  • İmza Sirküsü
  • Ticaret Sicil Gazetesi
  • Oda Sicil Kayıt Belgesi
  • SGK Hizmet Listesi
  • İşletme Kayıt Belgesi (Gıda firmaları için)

Normal şartlarda 3 yıl geçerlidir. Ancak kuruluşun belge standartlarından uzaklaştığının gözlemlenmesi durumunda belge iptali istenebilir.

Belgelendirme, bazı süreçlerden geçmektedir ve "şu zaman alırsınız" diye bilgi vermek yanlıştır. Bu konuda daha detaylı bilgiyi danışmanlardan öğrenebilirsiniz.

Hayır geçmez. ISO 9001 Belgesi kalite yönetim sistemi standardı iken, CE Belgesi ise ürün belgelendirme kriteridir. Bu sebeple ISO, CE belgesi yerine geçmez.

Akreditasyon, bir denetleme ve regülasyon işlemidir. Akreditasyon konusunda yetkisi ve becerisi olan kurumlar tarafından yapılır. Akredite ise akreditasyon kurumları tarafından yapılan bir uygulamadır. Akredite olan firmalar, standartları karşılar. Bu nedenle belli bir sertifikaya sahip olmak için akredite olmak gerekir. Bu da akredite etme yetkisi olan kuruluşlara başvurup bu kuruluşlardan belge alarak gerçekleşir.