Kalite Yönetim Sistemi Nedir?
Kalite Yönetim Sistemi
Kalite ayrıntıda gizlidir. Bu söz birçok yerde birçok insanın karşısına çıkan genel bir kavram olmakla beraber iş yaşamında özel bir önemi vardır.
Zira firmaların gerek imajlarını güçlendirmek, gerek uluslararası normlarda iş yapmaları, gerek ise gerçekten verimli ve kaliteli bir iş yeri için kalite belgelerinin firmanın mevcut iş yapısına uygun olarak alınması gerekir.
İşte alınan bu belgelere de en genel kavram olarak kalite yönetim sistemi adı verilmektedir. Bu kalite standartlarını da ISO kalite belgeleri sağlamaktadır.
ISO Nedir?
Dünya çapında geçerliliği olan bu belgelerin neler olduğuna değinmeden önce ISO kavramının ne olduğu şu şekilde ifade edilebilir: ISO 23 Şubat 1947 tarihinde kurulmuş bulunan Uluslararası Standartlar Kurumudur.
Merkezi İsviçre’nin Cenevre kentidir. Dünyada 138 ülke ISO kurumuna üyedir. Ülkemiz de bu ülkelerden bir tanesidir. Bunların hepsi kalite sistemlerinin olmazsa olmazları arasındadır. İşte bu teşkilat tarafından çıkarılan farklı standartlar vardır.
Kalite yönetim sistemi neden gereklidir, amacı nedir?
Tamamlanan işler ve bitmiş ürünün tüm yönlerinde kalite standartlarının karşılanması ve alıcının memnuniyetinin inşa edilmesi için birtakım gerekliliklere ihtiyaç var. Tüm bunların yerine getirilmesi için dünyanın her yerinde kaliteli bir işleyiş süreci gerekir. 20. yüzyılın başlarından itibaren peyderpey ortaya çıkan ve geliştirilen kalite yönetim sistemi, nitelikli iş gücü ve sağlıklı üretim için tam da beklendiği gibi etkiler yaratmıştır.
Kalite yönetim sistemi (KYS) gereklidir çünkü müşteri mutluluğunu sağlama imkanı verir. Yalnızca bunu sağlamakla kalmaz; aynı zamanda tekrarlanabilir, sürdürülebilir ve ölçeklendirilebilir bir boyuta taşır.
Her işletmenin nihai amacı budur; ancak günümüzdeki üst düzey yöneticiler dahil profesyoneller müşteri memnuniyetini sağlamak için nereden başlayacaklarını tam olarak bilemeyebilir. KYS’nin amacı hem yöneticileri hem de çalışanları bir kalite yönetim sistemini uygulamak için gereken faydalar ve adımlar konusunda eğitmektir.
Kalite yönetim sistemi nasıl kurulur / uygulanır?
Kalite yönetim sistemi kurma ve uygulama çalışmaları, organizasyon yapısına göre farklar gösterebilir. Ancak genel olarak KYS kurulum ve uygulama faaliyetleri aşağıdaki gibi gerçekleştirilir:
- Eğitim
- Süreç tanımı ve doküman uygulaması
- Sistemin denenmesi / pilot uygulama
- Düzeltme ve aksaklıkların giderilmesi
- İç denetim
- Belge alma
- Sürdürülebilir iyileşme
Kalite yönetim sistemi kurma aşamaları ekseriyetle yukarıdaki gibidir. Organizasyonlar, yukarıdaki gibi KYS faaliyetlerini yönetişim çalışmalarına adapte ederse devamlı gelişim ve kaliteli iş süreci için gerekli sistem yaklaşımına sahip olarak çalışmalarını sürdürebilir.
Kalite yönetim sistemi prensipleri neler?
Kalite yönetim sistemi prensipleri örgütsel bağlam ve risk temelli düşünceye vurgu yapar. Organizasyon kalitesini daha da ileriye taşıyacak KYS prensiplerini özetle aşağıdaki maddeler özelinde ifade edebiliriz:
- Müşteri memnuniyetine odaklanma
- Amaç ve değerlere yön veren liderlik anlayışı
- Kuruluşun yararı için tüm çalışanların katılımı
- Kaynakların verimli kullanılması için süreç yaklaşımı
- Genel performansın sürekli iyileştirilmesi
- Analiz ve kanıtlara dayalı karar alma
- Karşılıklı faydaya dayanan ilişkilerin yönetimi
Kalite Yönetim Planı Nedir?
Kalite yönetim planı, projenin planlı olarak tasarlanmasından teslimata kadar gerekli olan bilgilerin belgelenmesi demektir. Bir projenin kalite politikalarını, prosedürlerini, kriterlerini ve uygulama alanlarını ve rollerini, sorumluluklarını ve yetkilerini tanımlayan bütüncül bir değerdir. Organizasyonun yapısı ne olursa olsun geçerli bir kalite yönetim planında aşağıdaki kriterler yer alır:
- Müşteri beklenti ve gereksinimlerinin belirlenmesi
- Temel sorumluluklar
- Uygulama ve kontrol
- Doğru ve eksiksiz plan
- Kalite standartları
- Kalite ölçüm araçları
ISO Kalite Yönetim Sistemi Belgeleri Hangileri?
ISO kalite yönetim sistemi standartlarına bağlı olarak hangi türden kalite belgeleri vardır, kapsamları genel olarak nelerdir sorularının yanıtı ise şu şekildedir:
- ISO 9001: Genel her firmanın kullanabileceği toplam kalite yönetimini kapsayan standarttır. Diğer kalite belgeleri alınmadan önce mutlaka firmanın alt yapısını kurmak için bu belge alınmalıdır. Ülkemizde ihalelerde mutlaka ISO 9001 kalite belgesi aranmaktadır. Sürekli güncellenen belgenin en son sürümü ISO 9001:2015'dir. Hangi yıl güncellendi ise o yılın tarihi ile revize olmaktadır.
- ISO 27001: Bilgi güvenliği sistemi olup yazılım sektörü için önem arz eden bir standarttır.
- ISO 14001: Çevre yönetim sistemi. Bu sistem de son derece önemlidir. Özellikle boya çamuru gibi atıkların oluştuğu, kimyasal üretimi yapılan firmalarda çevreye zarar verilmeden üretim yapılması ve atık yönetimi noktasında hayati önem taşır.
- ISO 45001: OHSAS 18001 İş sağlığı ve yönetim sistemi olup üretim yapılan, ağır sanayi iş kollarında üretim yapan firmalar için elzem olan yönetim sistemleri arasındadır. Bu sistemin kurulması ile iş yerinde yaşanabilecek kazalar, riskler en aza indirgenir.
- ISO 22000: Gıda güvenliği yönetim sistemi. Eski adı ile HACCP. Hijyen sanitasyon kurallarına uygun olarak gıda üretimi yapılmasını sağlar. Restoranlardan, süt imalatına kadar gıda üretiminin olduğu her yerde kurulması gereken bir sistemdir.
- ISO 10002: Müşteri memnuniyeti yönetim sistemi. Adından da anlaşılacağı üzere firmanın iş kapsamı ne olursa olsun müşterilerini daha çok memnun etmek için kurulan bir sistemdir. Kurumsallaşma yolunda son derece profesyonel bir adımdır.
- ISO 13485: Tıbbi cihazlar kalite yönetim sistemi. Tıbbi her türden üretim yapan, satış yapan, ya da bir biçimi ile sürecin içinde olan firmaların nasıl üretim yapacağına dair yönergelerin olduğu bir kalite sistemidir.
- ISO 50001: Enerji yönetim sistemi. Enerjinin verimli kullanılabilmesi yapılması gerekenleri içeren bir sistemdir. Günümüzde ekolojik dengeler bu kadar değişmiş iken çok daha etkin enerji yapılandırmaları için başlı başına önem arz eder.
Bir de yine kalite sistemleri ile alakalı olarak farklı türden ürünler için ürün güvenliğini onaylayan ve güvenle kullanılabileceğini gösteren CE işareti vardır.
İslami ülkeler arasında gıda alanında 22000 kadar kapsamlı olmamakla beraber İslami kurallara uygun kesim ve/veya üretim yapıldığını gösteren Helal Belgesi mevcuttur.
Kalite yönetim sistemi belgeleri nasıl alınır?
Tüm bu belgelerden gereksinim duyulanların alınabilmesi için ilgili standartta istenen şartların firma tarafından yerine getirilmesi gerekir.
Akabinde de bu alanda hizmet veren akredite olmuş firmanın denetimine girmek ve bu denetimden geçmiş olmak gerekir.
Bu aşamada ISO belgelendirme kuruluşlarından profesyonel yardım almanız yararınıza olabilir. Zira yapılabilecek hatalar zaman ve para kaybı yaşamanıza neden olabilir.
Kalite yönetim sisteminin faydaları neler?
Kalite yönetim sistemi uygulamak, işletme sahiplerine muhtelif avantajlar ve geleceğe yönelik faydalar sağlar. Bu faydaları ekseriyetle verimlilik ve üretkenliğin artması bağlamında değerlendirebiliriz. Diğer yandan kalite yönetim sistemi, tüketicilerin daha nitelikli ve daha sağlıklı ürünler kullanmasına da fırsat verir.
Kalite yönetim sisteminin hem işletmelere hem de tüketicilere sunduğu avantajlar:
- Daha fazla verimlilik ve daha az atık (israf)
- Büyük iş süreçlerinin daha iyi ve tutarlı yönetilmesi
- Müşteri ihtiyaç ve gereksinimlerinin daha iyi anlaşılması
- Geliştirilmiş ve optimize edilmiş risk yönetimi
- Daha etkili ve sonuç odaklı bir iç iletişim süreci
- İşletmelerin rakiplerinden farklılaşıp ayrıksı ve pozitif bir kimliğe bürünmesi
- Organizasyonların uluslararası tanınırlığını artırma
- Uzun vadeli ve sürdürülebilir başarıyı daim hale getirme
